« Créer du lien de manière à ce que chacun se sente soutenu et devienne autonome », telle est la raison d’être de la Fédération Française des Diabétiques pour les quelques 4 millions de diabétiques en France. 

Association de patients, par les patients, pour les patients, la Fédération est une tête de réseau venant en appui à une centaine de structures locales autonomes sur l’ensemble du territoire français, toutes principalement gérées par des bénévoles. La mission principale de l’association est d’accompagner, informer et prévenir le diabète, mais également la défense individuelle et collective des personnes et le soutien à la recherche. 

La Fédération Française des Diabétiques est une organisation comprenant une vingtaine de membres au Conseil d’Administration, et une vingtaine de salariés au sein du siège. 

Jusqu'en 2018, la Fédération est présidée par un homme très polyvalent. A l'heure de passer le relais, il souhaite déconcentrer cette polyvalence et faire valoir la diversité de talents présents parmi les membres du Conseil d'Administration. En parallèle, Carole Avril, alors directrice générale, veut encourager les prises d’initiative pour la vingtaine de salariés au sein du siège. 

Animés de ces intentions, ils décident alors de s’orienter vers l’Holacracy. En effet celle-ci permet de « déconcentrer les pouvoirs » et ainsi de mieux répartir les compétences des salariés. 

En repensant sa hiérarchie de personnes en hiérarchie de sens, la Fédération a par exemple vu Bastien devenir directeur général, sans pour autant reprendre tous les rôles de sa prédécesseure. 

« L’Holacracy est un  super mode d’emploi pour un dirigeant » 

affirme Bastien. Il poursuit : “C’est un outil qui facilite toutes les démarches, notamment les réunions et les grands projets. Elle permet également une excellente intégration des nouveaux collaborateurs puisqu’ils peuvent avoir une vue d’ensemble de l’organisation.” 

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« Holaspirit pérennise la maison »

La prédécesseure de Bastien avait adopté l'outil numérique Holaspirit ce qui a permis un passage de flambeau sans couture. Holaspirit est un outil permettant aux collaborateurs de s’autogérer grâce à une meilleure structuration de leur organisation et des fonctions orientées action : on peut y suivre les projets, les réunions, lister ses actions. Certes il faut s’approprier ledit outil et embarquer l’ensemble des collaborateurs, mais cet effort s’avère mineur eu égard aux retombées, majeures.

Reflet numérique de la vie organique, Holaspirit enregistre toute évolution organisationnelle. Au sein de la Fédération, il existe deux cercles principaux : le cercle du siège et celui du Conseil d’Administration, chacun hébergeant des « sous-cercles », correspondant à des instances de réflexion ou de gestion de gros projets. 

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Richesse des cercles mixtes

Holacracy a favorisé la création de cercles mixtes à l'intersection des deux principaux  cercles susnommés. Ils offrent une excellente surface de communication entre les salariés et les administrateurs. Ils sont organisés par catégories : prévention, centralisation des données, finances, développement des ressources etc. Permise par Holacracy, l’écriture et la vitalisation de ces cercles mixtes où les gens de terrain et les stratèges réunis confèrent à la Fédération française des diabétiques un jeu-de-jambes-qui-pensent unique. 

Engager les administrateurs c’est les amener à la réalité du quotidien des salariés, et en parallèle, leur permettre de partager les réflexions du CA. Chaque réflexion de cercle est automatiquement partagée à l’ensemble des collaborateurs.

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^{Cercles et cercles mixtes de la Fédération Française des Diabétiques}

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« J’y allais vraiment avec des pincettes »

Au départ, Bastien l’admet, il n’est pas enclin à multiplier les outils numériques. Son style à lui est plutôt vieux jeu : stylo et calepin. Mais étant facilitateur, il n’a d’autres choix que de se lancer, et petit à petit il finit par y prendre goût. « C’était très riche de pouvoir accéder au contenu des réunions auxquelles je n’avais pas pu assister ». 

Bastien nous révèle sa petite astuce pour embarquer dans cette aventure : prendre un point d’accroche pour débuter. Commencer là où on le souhaite, pour se rendre compte à quel point cela nous fait gagner du temps. L’élargissement se fait avec le temps, nous assure-t-il. L’embarquement a très bien fonctionné au sein de la Fédération car plusieurs des collaborateurs ont été assidus à la prise en main de l’outil. « Ça marche parce que l’autre en fait usage ». 

Comment convaincre un CA éloigné de l’exécutif de rejoindre un nouveau système organisationnel ? 

L’un des outils que Bastien préfère est le compte rendu de cercle. Lorsqu’un nouvel administrateur intègre la Fédération, il s’abonne à tous les rapports de réunions de cercle qu’il juge pertinents pour lui. « C’est très riche pour quelqu’un qui a peu de contact avec l’organisation, cela permet une meilleure acculturation. » 

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Composer avec le réel

Les membres du siège fonctionnent en mode holacratique au quotidien, tandis que les membres du CA s’appuient sur la méthode lors des temps collectifs, de façon discontinue et bien moins fréquente. 

Bastien admet voir « certains réflexes refaire surface ». Les personnes réfractaires à la plateforme ne l’utilisent pas pour organiser les réunions. Les contraintes existantes pour fluidifier la parole et la pensée sont inégalement adoptées. Afin de gommer le décalage entre le siège et le CA, ce dernier a façonné des modes opératoires ad hoc… consignés ensuite par le cercle Constitutionnel de la Fédération. Holacracy est un solfège. La Fédération joue sa propre musique.

L’adoption d’un tel type de gouvernance suppose au moins 3D : Détermination, Discipline, s’inscrire dans la Durée. Les instigateurs pensaient différemment le travail en général et l’organisation en particulier et se sont montrés d’emblée résolus. Une résolution dont a hérité Bastien. Après avoir transcrit les fiches de poste en rôles dynamiques, la Fédération a progressivement formé les salariés à ce nouveau mode de gouvernance, lesquels se sont acculturés avec les outils et les modes de fonctionnement de l’Holacracy. Dans le même temps, quoique selon un rythme distinct, le CA s’est embarqué dans cette nouvelle dynamique.

Respecter quelques principes, ne pas s’interrompre, ne pas digresser, attendre son tour de parole, recentrer les sujets, tels sont les corollaires de l’Holacracy. Ils peuvent déstabiliser. Mais selon Bastien, l’un des avantages de l’Holacracy « c’est qu’on commence là où on veut sitôt la structure fondamentale du rôle acquise». Un embarquement progressif pour une acculturation long terme.

“L’Holacracy a apporté beaucoup de clarté sur le qui fait-quoi et ce qu’il y a à faire et une grande efficacité à nos réunions” conclut Bastien. Ayant été  Facilitateur du Cercle Général et donné son énergie à plusieurs rôles au sein de la Fédération avant de devenir Leader de ce même Cercle, Bastien maîtrisait les fondamentaux Holacracy et vivait son travail en responsabilité. Il avait aussi vécu les limites du management en tant que managé et manager. 

Autant d’expériences qui le prédisposaient à succéder avec succès.